Praxistipps für Vermieter:
Betriebskosten
Die Betriebs- und Heizkosten werden oft als „zweite Miete“ bezeichnet. Gerade in Städten mit niedrigem Mietspiegel machen Sie einen großen Teil der Monatsmiete aus. Trotzdem widmen Vermieter diesen Kosten oft nicht die gebührende Aufmerksamkeit, weil sie auf die Mieter umgelegt werden. Tatsächlich interessieren sich die meisten Mieter jedoch nicht für die Kaltmiete, sondern schauen auf die Warmmiete inklusive der Betriebskosten, die unterm Strich zu zahlen ist. Hohe Betriebskosten machen eine Wohnung daher unattraktiver, auch wenn die eigentliche Grundmiete niedrig ist. Zudem wird auch der Vermieter an den Betriebskosten beteiligt, wenn nicht ordnungsgemäß über diese abgerechnet wird und spätestens, wenn Mietflächen leer stehen. Jeder Eigentümer sollte die Betriebskosten seiner Immobilie daher im Blick behalten.
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Betriebskosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit der laufenden Unterhaltung eines Gebäudes entstehen. Davon abzugrenzen sind Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Investitionskosten sowie Verwaltungskosten. Ein gutes Beispiel ist der Hausmeister: Wenn er wöchentlich den Gehweg vor dem Haus reinigt, verursacht er Betriebskosten. Wenn er Leuchtmittel im Treppenhaus tauscht, verursacht er Instandsetzungskosten. Und wenn er Termine mit Handwerkerfirmen wahrnimmt, verursacht er Verwaltungskosten. Von diesen verschiedenen Kostenarten sind nur die Betriebskosten auf den Mieter umlagefähig. Zur Orientierung, welche Kosten zu den Betriebskosten gehören, enthält die Betriebskostenvorordnung eine umfangreiche, aber nicht abschließende Auflistung. Wir stellen immer wieder fest, dass Vermieter einzelne umlagefähige Betriebskosten nicht als solche verstehen und deshalb versäumen, sie auf den Mieter umzulegen. Andererseits lehnen Mieter oder Mieterbund die Umlage einzelner Betriebskosten oftmals unberechtigt ab. Vermieter, die mit der spezifischen Rechtslage nicht ausreichend vertraut sind, geben dann manchmal zu schnell nach.
Alle Betriebskosten können auf den Mieter umgelegt werden – aber nur wenn das entsprechend im Mietvertrag vereinbart ist. Aber keine Sorge, in modernen Mietvertragsvorlagen sind entsprechende Vereinbarungen standardmäßig enthalten. Vor allem bei alten Mietverträgen kommt es allerdings vor, dass sich darin abschließende Aufzählungen umzulegender Betriebskosten finden. Es können dann nur die aufgezählten Betriebskosten umgelegt werden, selbst wenn gewisse Betriebskosten zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch gar nicht entstanden sind. Die somit nicht umlagefähigen Betriebskosten trägt der Vermieter. Sie gelten als mit der Grundmiete abgegolten. Das kann allerdings Relevanz für Mietanpassungen haben. Wurden im Mietvertrag Vereinbarungen getroffen, nach denen über die Betriebskosten hinaus weitere Kosten auf den Mieter umgelegt werden sollen, sind diese grundsätzlich unwirksam.
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Die Höhe der Betriebskosten ist nicht fix. Aufmerksame Vermieter behalten die Betriebskosten laufend im Blick und reduzieren diese auf den erforderlichen Umfang. Ansätze dafür können sich in verschiedenen Bereichen ergeben. Es kann schon ausreichen, die Preise der Strom- und Gasversorgungsverträge zu überprüfen und durch Neuabschlüsse Preissenkungen mitzunehmen.
Auch eine kritische Überprüfung von Leistungsverzeichnissen kann zu Einsparungen für Leistungen führen, die nicht unbedingt erforderlich sind. Ein gutes Beispiel sind Wartungsverträge für Aufzüge. Hier wird zwischen Normalwartung und Vollwartung unterschieden. Vollwartungsverträge werden im Rahmen der Gewährleistung oft für Neuanlagen abgeschlossen und verlängern sich dann unbeachtet automatisch Jahr für Jahr. Diese beinhalten neben der eigentlichen Wartung auch Reparaturen und Störungsbeseitigungen. Da die Kosten dieser Leistungen nicht auf die Mieter umlagefähig sind, muss der Vermieter einen Teil der Kosten der Vollwartung selbst tragen. Diese Reparatur- und Störungs-Flatrate lassen sich die Wartungsdienste, oftmals die Ersteller selbst, sehr gut bezahlen.
Einsparpotenziale können sich darüber hinaus durch Gesetzesänderungen oder die Rechtsprechung ergeben. Aktuelle Beispiele sind die Aufhebung des Nebenkostenprivileges für Kabelanschlüsse, das zum 01.07.2024 entfallen ist, und ein Urteil des BGH aus 2022, mit dem die Umlagefähigkeit für Mietkosten von Rauchwarnmeldern verneint wurde. Beide Änderungen haben zur Konsequenz, dass Vermieter entsprechende Verträge kritisch daraufhin prüfen sollten, ob sie diese Kosten zukünftig selbst tragen, oder auf andere Alternativen umstellen möchten.
Schließlich gibt es die Möglichkeit, Bündeleffekte zu nutzen. Wird Energie, also Strom, Gas, oder Fernwärme in größeren Mengen abgenommen, sind Energieversorger oft bereit, günstigere Preise oder bessere Vertragskonditionen anzubieten. Nur wenige Vermieter verfügen über die erforderliche Bestandsgröße, um relevante Energiemengen zu bündeln. Hausverwalter können hier helfen, indem Sie den Immobilienbestand Ihrer Kunden bündeln und im Auftrag der Kundengruppe mit den Energieversorgern verhandeln. Auch bei Gebäudeversicherungen gibt es derartige Bündeleffekte. Schließt ein privater Vermieter eine Gebäudeversicherung ab, wird ihm ein standardisierter Versicherungsvertrag zu festen Konditionen angeboten. Mit Hausverwaltern schließen Versicherer dagegen Hausverwalterrahmenverträge ab, wenn eine gewisse Immobilienbestandsgröße erreicht ist. Die Versicherungsverträge innerhalb dieser Rahmenverträge können signifikant günstiger sein, da sich für den Versicherer der administrative Aufwand gegenüber der Verhandlung und Betreuung von vielen Einzelverträgen verringert. Zudem verlässt sich der Versicherer darauf, dass der Hausverwalter durch seine aufmerksame Arbeit die Schadensquote langfristig niedrig hält.
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Die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen gehört zu den Kernaufgaben jedes Vermieters. Sie haben den Zweck, die für die Unterhaltung des Gebäudes erforderlichen Kosten gerecht auf alle Nutzer zu verteilen. Zur Erstellung, dem Inhalt und den Folgen der Betriebskostenabrechnung werden durch Gesetz und Rechtsprechung umfangreiche Vorgaben definiert. Dennoch führen diese Abrechnungen regelmäßig zu Ärger und zusätzlichem Aufwand durch Widersprüche.
Abrechnungszeiträume und Fristen
Der Vermieter muss jährlich über die Betriebskosten abrechnen. Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate, kann aber vom Kalenderjahr abweichen. Der Abrechnungszeitraum muss von Jahr zu Jahr beibehalten werden uns muss deckungsgleich zu dem Abrechnungszeitraum für Verbrauchskosten sein.
Die Betriebskostenabrechnung kann erstellt werden, sobald alle Kosten bekannt sind. Das ist typischerweise erst möglich, wenn der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist. Die gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungsfrist beginnt daher mit dem Ablauf des Abrechnungszeitraumes und dauert zwölf Monate lang an. Wenn der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 01.04.2024 bis zum 31.03.2025 geht, beginnt die Abrechnungsfrist am 01.04.2025 und endet am 31.03.2026. Verpasst ein Vermieter diese Frist, befreit ihn das nicht von der Pflicht, die Abrechnung zu erstellen. Er verliert allerdings sein Recht, Nachzahlungen zu fordern. Guthaben muss er trotzdem weiterhin an den Mieter auskehren. Wenn der Vermieter auch nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist nicht über die Betriebskosten abrechnet, steht dem Mieter das Recht zu, weitere Betriebskostenvorauszahlungen zurückzubehalten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Mieter sogar bereits gezahlte Vorauszahlungen zurückfordern.
Bei gewerblichen Mietverhältnissen ist die Abrechnungsfrist aufgeweicht. Grundsätzlich muss der Vermieter auch hier innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes über die Betriebskosten abrechnen, allerdings verliert er nach Fristablauf nicht seinen Anspruch, Nachzahlungen noch einzufordern. Stattdessen tritt die Fälligkeit der Betriebskostenabrechnung ein, die wiederum gemäß der normalen Verjährungsfrist nach drei Jahren für beide Mietvertragsparteien verjährt. Grundsätzlich können in gewerblichen Mietverhältnissen zu der Betriebskostenabrechnung, wie in allen anderen Bereichen auch, Regelungen frei verhandelt werden.
KostenumlageFür die Abrechnung müssen geeignete Umlageschlüssel definiert werden. Im Gesetz werden vorrangig die Wohnfläche bzw. die Grundanteile als Umlageschlüssel herangezogen. Es kann jedoch andere Umlageschlüssel geben, die besser geeignet sind, bestimmte Kosten zu verteilen und damit zulässig sind. Sehr häufig werden etwa die Anzahl der Personentage (Anzahl Personen * Tage Mietzeit im Abrechnungsjahr) genutzt, um Abfallgebühren oder Kosten für den Wasserverbrauch umzulegen. Oftmals werden in den Mietverträgen konkrete Umlageschlüssel für bestimmte Kosten bestimmt. Das kann problematisch werden, wenn in den Mietverträgen unterschiedliche Regelungen innerhalb eines Gebäudes vereinbart wurden. Noch komplizierter wird es, wenn es auf einem gemeinsam abgerechneten Grundstück verschiedene Gebäudeteile oder Nutzungsarten gibt, für die jeweils eine Vorverteilung erforderlich ist. So kann es am Ende sein, dass in einer Betriebskostenabrechnung mit einem halben Dutzend oder mehr verschiedenen Umlageschlüsseln gerechnet wird.
Fehlerarten und KonsequenzenMacht der Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung Fehler, unterscheidet man zwischen formellen und materiellen Fehlern. Eine Unterscheidung ist zwar nicht eindeutig, aber als Faustregel sind formelle Fehler solche, die das Grundgerüst der Abrechnung betreffen: Den Abrechnungszeitraum, fehlende Angabe zu Gesamtkosten, versäumte Abrechnungsfrist, oder ein grundsätzlicher Mangel an Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. Materielle Fehler liegen dagegen vor, wenn beispielsweise Kosten falsch zusammengetragen wurden, falsch verteilt wurden oder Vorauszahlungen falsch angesetzt wurden. Aus der Unterscheidung dieser Fehlergruppen leiten sich unterschiedliche Konsequenzen ab: Während materielle Fehler durch den Vermieter auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch korrigiert werden dürfen, machen formelle Fehler die Abrechnung unwirksam, sodass der Vermieter die Abrechnung insgesamt neu erstellen muss. Falls er das vor Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr schafft, verliert er seinen Nachzahlungsanspruch.
Prüfung des MietersWurde über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet, hat der Mieter das Recht, die Abrechnung zu prüfen und die Abrechnungsbelege einzusehen. Zu den Abrechnungsbelegen zählen neben den eigentlichen Kostenbelegen auch Leistungsbelege, Verträge und Zahlungsbelege. Unter Umständen kann der Mieter sogar das Recht haben, Unterlagen anderer Mieter einzusehen, wenn diese für die Prüfung seiner Abrechnung erforderlich sind. Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht unberechtigt, kann der Mieter Nachzahlungsforderungen und Anpassungen seiner Vorauszahlungen verweigern bzw. zurückbehalten. Der Mieter kann sich mit seiner Prüfung bis zu zwölf Monate nach Zugang Zeit lassen. Danach kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen.
Die Bereitstellung von Belegen und die Diskussionen mit Mieter und Mieterbund können für Vermieter extrem aufwändig sein. Seinen Aufwand dafür kann der Vermieter, mit Ausnahme von Kopierkosten für die Belege, nicht ersetzt verlangen. Es liegt daher im Interesse des Vermieters, faire und aussagekräftige Betriebskostenabrechnungen zu erstellen und ein vertrauensvolles Verhältnis zum Mieter zu führen.
Eine besondere Bedeutung kommt bezüglich der Belege jenen Kosten zu, die der Vermieter für Eigenleistungen berechnet. Grundsätzlich darf der Vermieter Eigenleistungen in der Höhe berechnen, die für gleichwertige Leistungen üblicherweise entstanden wären. Diese Leistungen sollte er mangels einer fremden Rechnung und Auszahlung jedoch sehr präzise dokumentieren, um gegenüber den Mietern später geeignete Nachweise erbringen zu können. In der Dokumentation sollten Einsatzorte, Zeiten, Arbeitsstunden, Arbeitsinhalte und Namen der ausführenden Personen aufgeführt sein. Bestenfalls kann der Vermieter sogar ein Vergleichsangebot einer Fremdfirma über die vom ihm erbrachten Leistungen vorlegen.
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Wird ein Gebäude zentral mit Wärme versorgt, ist grundsätzlich eine Verbrauchsabhängige Abrechnung gegenüber den Mietern vorgeschrieben. Diese wird eigens durch die Heizkostenverordnung definiert. Durch verstärkte Umweltschutzbemühungen werden diese Vorgaben stetig weiter ausgeprägt und erweitert. Aufgrund des starken Mieterschutzes und schmerzhafter Kürzungsrechte ist es für Vermieter wichtig, Fehler zu vermeiden und so keine Angriffsfläche für Widersprüche gegen seine Abrechnungen zu lassen.
HeizkostenabrechnungMit wenigen Ausnahmen ist die Abrechnung des Heizverbrauchs nach dem tatsächlichen Verbrauch vorgeschrieben. Hält sich der Vermieter nicht an diese Vorgabe, steht dem Mieter ein Kürzungsrecht in Höhe von 15% zu auf Basis der Kosten, die nach Verteilung nach Grundanteilen auf ihn entfallen würden. Weitere 3% kann der Mieter kürzen, wenn keine fernablesbaren Verbrauchserfassungsgeräte installiert sind oder dem Mieter die Verbrauchsinformationen nicht vollständig mitgeteilt werden. Kümmert sich ein Vermieter nicht um Verbrauchsabrechnungen, riskiert er also einen ernsten Mietschaden.
Das Kürzungsrecht des Mieters besteht auch, wenn die Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist. Fehler können sich beispielsweise dadurch ergeben, dass die Ausstattung veraltet ist. Dabei geht es nicht nur um eichüberfällige Geräte, sondern auch um veraltete Abrechnungssysteme. Früher wurde der Verbrauchsanteil für die zentrale Warmwasseraufbereitung nicht gemessen. Das wird heute jedoch vorgeschrieben. In vielen Objekten ist daher noch heute eine Nachrüstung erforderlich, für die von einem Fachmann ein Einbausatz in das Leitungssystem vor dem Warmwasseraufbereiter eingebaut werden muss.
Auch wenn das Objekt ordnungsgemäß ausgestattet ist und der Ablesedienst seine Arbeit gemacht hat, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Der Abrechnungszeitraum der Heizkostenabrechnung muss deckungsgleich mit der Betriebskostenabrechnung sein. Die Heizkostenabrechnung muss auch einige wichtige Angaben enthalten, zu denen der Vermieter Daten liefern muss. In Zeiten der Energiekrise mussten Einsparungen durch die Energiepreisbremsen und Dezember-Soforthilfen angegeben werden und seit 2023 sind zusätzlich die Kosten und die Aufteilung des CO²-Preises mit anzugeben.
Heiznebenkosten und HeizungswartungHeiznebenkosten sind umlagefähige Kosten, die im Zusammenhang mit der Wärmeversorgung entstehen. Diese dürften daher nicht mit der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden, sondern müssen als Teil der Heizkosten über den Verbrauch auf die Mieter verteilt werden. Hierzu zählen etwa die Kosten des Schornsteinfegers oder der Heizungswartung, aber auch ein Anteil des Allgemeinstroms für den Heizungsstrom.
Während der Schornsteinfeger in vorgeschriebenen Intervallen seine Arbeiten ausführen muss, ist die Wartung einer Heizung durch einen Fachmann theoretisch freiwillig. Es ist aber grundsätzlich ratsam, eine brennstoffbasierte Heizung regelmäßig nach den Herstellerangaben zu warten. Im Rahmen der Wartung werden Verschleißteile überprüft und getauscht, Reinigungen durchgeführt und Geräte bei Bedarf neu eingestellt. Ein sauberes, optimal eingestelltes Heizgerät verbrennt effizienter und sauberer, sodass weniger Energie verbraucht wird und weniger Schadstoffe freigesetzt werden. Das spart Kosten, verbessert die Sicherheit und erhöht die Langlebigkeit des Heizgerätes. Zudem wird Ausfällen vorgebeugt und Mängel werden frühzeitig erkannt. So wird auch vermieden, dass in der Heizperiode die Heizung ausfällt und teure Noteinsätze beauftragt werden müssen. Die Kosten einer Wartung lohnen sich daher für Mieter und Vermieter gleichermaßen.
Abrechnung des WasserverbrauchsGrundsätzlich muss der Wasserverbrauch über Grundanteile oder andere geeignete Umlageschlüssel abgerechnet werden. Sind alle Mieteinheiten in einem Gebäude jedoch mit Wasserzählern ausgestattet, wird die verbrauchsabhängige Abrechnung auch für den Wasserverbrauch zur Pflicht. Wird diese Pflicht nicht eingehalten, greift auch bei den Wasserkosten ein Kürzungsrecht für den Mieter von 15%.
Praxistipps für Vermieter:
Mietanpassungen
Bei Mietanpassungen handelt es sich meistens um Erhöhungen, sie sind daher ein heikles Thema. Natürlich haben sie aber ihre Berechtigung. Durch eine marktübliche Anpassung sichert der Vermieter eine ausreichende Höhe der Mieteinnahmen, um mit Preissteigerungen bei Instandhaltungs- und Verwaltungskosten mithalten zu können. Auch volkswirtschaftlich ist es sinnvoll, dass sich Bestandsmieten in einem gesunden Verhältnis zu anderen Marktpreisen entwickeln. In manchen Großstädten Deutschlands ist diese gesunde Entwicklung leider gehemmt, sodass die Spanne zwischen Mieten für Bestandswohnungen und neuen Wohnungen (saniert oder neu gebaut) so groß geworden ist, dass ein ansonsten sinnvoller Umzug für viele Mieter absolut unwirtschaftlich ist. Ältere Menschen bleiben nach dem Auszug ihrer Kinder daher in zu großen, überalterten Wohnungen, während junge Familien in ihren alten Junggesellenwohnungen gefangen sind. Schließlich muss dem Vermieter auch zugestanden werden, die inflationsangepasste Rendite seiner Vermögensanlage in die Immobilie zu sichern, vor Allem weil Immobilieninvestitionen oft als Altersvorsorge für selbstständige Handwerker und Unternehmer dienen.
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Der Begriff Mietanpassung bezieht sich grundsätzlich auf die Grund- bzw. Kaltmiete des Mietgegenstandes und nicht auf die Gesamtmiete. Auch wenn dies im normalen Sprachgebrauch oft vermengt wird, umfassen Mietanpassungen somit keine Änderungen der Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen. Im deutschen Mietrecht sind verschiedene Methoden für Mietanpassungen zulässig, die sich meist gegenseitig ausschließen. Im Mietvertrag muss daher eine Methode vereinbart werden, die für das Mietverhältnis die einzig zulässige sein soll. Jede Methode hat dabei ihre eigenen Vor- und Nachteile, wobei diese sehr von der zu erwartenden Marktentwicklung abhängen.
Indexmiete – Eine Absicherung für beide ParteienEine Indexmiete zu vereinbaren, wird in Zeiten hoher Inflation immer beliebter. Das bedeutet, dass die Miete in dem Verhältnis angepasst werden kann, wie sich der Verbraucherpreisindex entwickelt. Mieter und Vermieter sichern sich durch diese Anpassungsmethode gegenseitig gegen unvorteilhafte Preisentwicklungen ab. So muss, wenn der Verbraucherpreisindex sinkt, die Miete in gleicher Höhe auch gesenkt werden. Das kommt allerdings nur selten vor, da die Inflationsrate selten negativ wird. Stattdessen kommt es vor, dass die Entwicklung des Verbraucherpreisindexes nicht die Preisentwicklung am örtlichen Mietmarkt widerspiegelt. Verschiedenste Einflüsse können dazu führen, dass Mieten weit stärker steigen, als der Verbraucherpreisindex – oder stattdessen sogar fallen. Gründe können lokal zum Beispiel in der Gentrifizierung eines Stadtteils oder national zum Beispiel in verschlechterten Konditionen für Bautätigkeit liegen. Eine Indexmiete kann daher zu unbeabsichtigten Vor- bzw. Nachteilen für die Parteien führen. Hat der Mieter den Nachteil, kann er den Mietvertrag kündigen. Der Vermieter hat diese Option nicht und darf, wegen der Vereinbarung einer Indexmiete, keine Mietanpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete nach der gesetzlichen Regelung vornehmen.
In Gewerbemietverhältnissen sind Abwandlungen der Indexmietanpassung möglich. Unter bestimmten Voraussetzungen ist sogar eine echte Gleitklausel möglich, nach der sich die Miete automatisch anpasst, also ohne, dass es einer Aufforderung bedarf. Unterlassene Anpassungen der Miete können dann sogar innerhalb der Verjährungsfrist nachgefordert werden. Eine andere Variante stellt die Gutachterklausel dar, nach der die Überschreitung einer bestimmten Preisindexentwicklung zu einer Mietanpassung berechtigt. Die Höhe der Anpassung wird jedoch nicht bestimmt und ist Gegenstand einer Verhandlung der Parteien. Wenn die Parteien keine Einigung über die Höhe erzielen können, muss ein Gutachter eingeschalten werden, der die neue Höhe bestimmt.
Staffelmiete – Eine Wette auf die ZukunftMit der Staffelmiete können die Parteien vereinbaren, dass die Miete zu festlegten Zeitpunkten um festgelegte Beträge steigen sollen. Wenn die Mietmarktpreise stärker steigen als die Staffel im Verhältnis zur Miete, hat der Mieter den Vorteil. Steigen die Mietmarktpreise schwächer, hat der Vermieter den Vorteil. Nach Ablauf der Staffelvereinbarung kann der Vermieter die Miete an die ortsübliche Vergleichsmiete anpassen, vorher aber nicht.
Ortsübliche Vergleichsmiete – Die gesetzliche RegelungAls dritte Option für Mietanpassungen steht die gesetzliche Regelung zur Verfügung. Diese sieht vor, dass die Miete auf das Niveau der ortsüblichen Vergleichsmiete angehoben werden kann. Hierfür sieht das Gesetz verschiedene Methoden vor, von denen die gängigste eine Anpassung nach den Vorgaben des örtlichen Mietspiegels ist. Die einzelne Wohnung muss dafür anhand ihrer Eigenschaften in den Mietspiegel eingeordnet werden, um die zulässige Miethöhe zu ermitteln. Die Mietspiegel werden im Abstand einiger Jahre von den jeweiligen Städten aktualisiert, sodass sie die tatsächlichen Mietpreise nur mit einiger Verzögerung widerspiegeln. Wird im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, ist die gesetzliche Mietanpassung immer zulässig. Gegenüber Mietanpassungen nach Index oder Staffel sind Anpassungen auf Basis der ortsüblichen Vergleichsmiete relativ aufwändig und bieten Fehlerpotential. Zudem ist die Zustimmung des Mieters erforderlich, die bei einer Verweigerung fristgerecht eingeklagt werden muss – sonst verfällt der Anpassungsanspruch bis zur erneuten Mietanpassung.
Für Mietanpassungen nach der gesetzlichen Regelung greifen zudem die Kappungsgrenzen. Grundsätzlich darf die Wohnungsgrundmiete innerhalb von drei Jahren immer nur um maximal 20% angehoben werden. Bei alten Mietverhältnissen, deren Miete lange nicht angepasst wurde, kann es dadurch viele Jahre lang dauern, bis auf die Höhe der ortsüblichen Vergleichsmiete anzupassen. In manchen Städten, auch in Düsseldorf, gilt sogar eine reduzierte Kappungsgrenze von nur 15%.
Mietanpassung für ModernisierungenNeben den ersten drei Optionen, die sich gegenseitig ausschließen, hat der Vermieter immer die Möglichkeit, die Kosten für Modernisierungsmaßnahmen anteilig über eine Anpassung der Miete auf den Mieter umzulegen. Eine Modernisierung muss den Nutzwert der Wohnung jedoch objektiv erhöhen. Der Vermieter berechnet dazu die Kosten der Modernisierung unter Abzug der dadurch gesparten Instandsetzungskosten und der erhaltenen Förderungen und schlägt 8% dieser Kosten pro Jahr auf die Jahresmiete auf. Nach einer Mietanpassung für eine Modernisierung darf diese Verbesserung nicht zusätzlich für eine bessere Einordnung in den Mietspiegel für eine Mietanpassung nach der gesetzlichen Regelung herangezogen werden. Die Verbesserung darf daher entweder für eine Mieterhöhung für Modernisierung oder nach dem Mietspiegel genutzt werden, aber nicht beides.
Auch bei Mieterhöhungen nach Modernisierungen greift eine besondere Kappungsgrenze wie bei Mietanpassungen nach der örtlichen Vergleichsmiete. Zudem sind durch das Gebäudeenergiegesetz weitere Sonderregelungen für Mietanpassungen nach Modernisierung hinzugekommen. Bei der Bestimmung der Wirtschaftlichkeit einer Modernisierung sollten daher die Möglichkeiten einer Mietanpassung vorab für den Einzelfall genau geprüft werden.
Mietanpassung nach VereinbarungEine letzte Möglichkeit zur Anpassung der Miete besteht darin, dass die Parteien sich darüber einigen. Das ist grundsätzlich immer möglich, kann allerdings von keiner Partei erzwungen werden. In einem guten, partnerschaftlichen Mietverhältnis sollte dieser Ansatz immer zuerst genutzt werden, um das Mietverhältnis so geringfügig wie möglich zu belasten. Um ein Anpassungsverlangen zu begründen können Anpassungen des Verbraucherpreisindexes, der örtlichen Marktmieten, oder jeder andere Grund angeführt werden. Oft verlangen auch Mieter eine Anpassung in Form einer Reduzierung, um das Mietverhältnis nicht beenden zu müssen, zum Beispiel wenn sie in eine wirtschaftlich schwierige Lage gekommen sind oder wenn sich die Umgebung verschlechtert hat.
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Die Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten gehören nicht zu den Mietanpassungen, spielen eine wichtige Rolle. Sind sie zu niedrig, muss der Vermieter in teilweise großer Höhe in Vorleistung treten und riskiert in entsprechender Höhe einen Zahlungsausfall des Mieters. Zudem ist der psychologische Widerstand des Mieters bei niedrigen Vorauszahlungen und hoher Nachzahlung viel größer, als bei höheren Vorauszahlungen und niedriger Nachzahlung bzw. Guthaben – obwohl unter dem Strich Kosten in derselben Höhe verteilt werden. Grundsätzlich muss eine Anpassung plausibel begründet werden und darf nicht rückwirkend eingefordert werden.
Anpassung der Vorauszahlungen durch BetriebskostenabrechnungDie gängige Methode zur Anpassung der Vorauszahlungen ist die Betriebskostenabrechnung. Für sich genommen begründet sie einen plausiblen Anspruch auf eine Anpassung, da sie die bisherige und damit auch zu erwartende Kostenhöhe nachweist. Dazu werden die im Abrechnungsjahr angefallenen Kosten durch zwölf Monate geteilt und als neue Höhe der Vorauszahlungen festgelegt. Bei der Berechnung der neuen Vorauszahlungen darf allerdings kein Sicherheitsabschlag berücksichtigt werden. Grundsätzlich ist eine Anpassung der Vorauszahlungen nicht von einer Zustimmung des Mieters abhängig. Wenn der Mieter jedoch begründete Einwände zu der Betriebskostenabrechnung anmeldet und dadurch den auf ihn umgelegten Kostenanteil reduziert, hat er auch Anspruch auf eine entsprechende Reduzierung der Vorauszahlungen.
Frühzeitige Anpassung der VorauszahlungenWenn es zu lange dauert, bis alle Belege für die Betriebskostenabrechnung vorliegen und die Abrechnung selbst erstellt wird, können auch ohne eine Betriebskostenabrechnung die Vorauszahlungen frühzeitig angepasst werden. Hierfür ist eine plausible Erklärung erforderlich, die möglichst belegt werden muss. Als beispielsweise im Rahmen der Energiekrise der Jahre 2022 und 2023 die Preise für Heizkosten stark gestiegen sind, konnten auf Basis der Preissteigerung und der Verbrauchsmenge der Vorjahre die zu erwartenden Kosten näherungsweise berechnet und in neue Vorauszahlungshöhen übertragen werden. Vermieter, die hier frühzeitig eine Anpassung vorgenommen haben, haben dafür gesorgt, dass die Preisanstiege viel früher bei den Mietern ankamen, die dadurch wiederum einen konkreten Impuls bekamen, ihr Verbrauchsverhalten anzupassen. Vermieter, die dagegen bis zur Betriebs- und Heizkostenabrechnung warteten, haben ihre Mieter oft erst Ende 2023 bzw. Ende 2024 mit hohen Nachzahlungen überrascht und die Vorauszahlungen angepasst – zu spät, um den Verbrauch in dem kritischen Zeitraum zu reduzieren.
Praxistipps für Vermieter:
Kündigung durch den Vermieter
Im deutschen Mietrecht ist allgemein bekannt ein starker Schutz für Mieter verankert. Vermieter dürfen nur aus wichtigen Gründen kündigen und müssen dabei spezifische Anforderungen beachten. Diese Anforderungen stellen rechtliche Risiken dar, sodass viele Vermieter zögern und nachteilige Situationen zu lange dulden. Es ist daher wichtig, dass Vermieter ihre Rechte kennen und wissen, wie sie diese durchsetzen. Im Folgenden haben wir bekannte und weniger bekannte Möglichkeiten für Kündigungen durch den Vermieter zusammengestellt und mit einigen Hinweisen aus der Praxis versehen.
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Einer der bekanntesten Gründe für eine Kündigung durch den Vermieter ist ein Mietrückstand von zwei Monatsmieten. Dieser berechtigt zu einer außerordentlichen und fristlosen Kündigung. Obwohl diese Regel zunächst eindeutig und unmissverständlich erscheint, herrschen in der Praxis einige Irrtümer vor. Zudem gibt es weitere, weniger geläufige Gründe.
Zwei volle Monatsmieten – eine DefinitionssacheDie erste Variante einer außerordentlichen Kündigung wegen Mietrückstandes, zwei aufeinander folgende, unbezahlte Mieten, kennen die meisten Vermieter. Es kann auch die Nichtzahlung eines nicht unerheblichen Teils der Miete schon zur Kündigung berechtigen, wenn diese in zwei aufeinander folgenden Monaten erfolgt. Mindestens muss dann aber ein Betrag rückständig sein, der größer als eine Monatsmiete ist. Ist diese Bedingung erfüllt, kann ohne vorherige Abmahnung des Zahlungsrückstandes gekündigt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht ein berechtigter Grund für die Minderung oder Zurückbehaltung der Miete vorliegt.
Eine zweite Variante besteht darin, wenn sich über einen längeren Zeitraum ein Mietrückstand von zwei oder mehr Monatsmieten angesammelt hat. Dabei ist zu beachten, dass Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen, die im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung wirksam angepasst wurden, einen wesentlichen Bestandteil der Miete darstellen. Werden diese nicht gezahlt, erhöht sich der Mietrückstand. Allerdings erhöht sich durch die angepassten Vorauszahlungen auch die Monatsmiete, sodass der Betrag, der zwei Monatsmieten entspricht und ab dem gekündigt werden kann, ebenfalls steigt. Auch Mietsicherheiten, die noch nicht übergeben wurden, können in den Mietrückstand eingerechnet werden. Bei einer Kündigung auf dieser Grundlage ist zu beachten, dass sie unwirksam wird, wenn der Mieter den Mietrückstand vollständig abbaut – sogar auch dann noch, wenn der Rückstand innerhalb von zwei Monaten nach Rechtsanhängigkeit einer Räumungsklage ausgeglichen wird! Diese Möglichkeit hat der Mieter jedoch nur ein Mal innerhalb von zwei Jahren. Eine zusätzliche ordentliche Kündigung würde in jedem Fall jedoch nicht unwirksam, dazu später mehr.
Nachzahlungsforderungen aus Betriebskostenabrechnungen, weiterbelastete Kosten, Mahngebühren, sonstige außerordentliche Forderungen und auch hier wieder berechtigte Mietminderungen und Zurückbehaltungen dürfen bei der Berechnung des Mietrückstandes, ab dem eine außerordentliche Kündigung berechtigt ist, nicht eingerechnet werden. In der Praxis wird ein Kündigungsanspruch oft dadurch in Frage gestellt, dass Mieter und Vermieter unterschiedliche Ansichten über die berechtigte Höhe einer Mietminderung haben. Wenn also Minderungsgründe bestehen, sollte die Berechtigung einer außerordentlichen Kündigung mit besonderer Vorsicht geprüft werden. Zudem muss die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren berücksichtigt werden, wenn aufgrund eines über einen längeren Zeitraum entstandenen Mietrückstandes gekündigt werden soll.
Verletzung der Rechte des VermietersEin weiterer Grund für eine außerordentliche, fristlose Kündigung ist eine Verletzung der Rechte des Vermieters. Diese Anspruchsgrundlage ist weniger geläufig, vermutlich weil sie unspezifisch ist. Im Gesetzestext wird darauf abgestellt, dass der Mieter „die Mietsache durch Vernachlässigung der ihm obliegenden Sorgfalt erheblich gefährdet […]“ (§ 543 Abs. 2 Nr. 2). Ein Beispiel für solch gefährdendes Verhalten aus unserer Erfahrung: Die Mieter schaffen sich Hunde an, gehen mit diesen aber nicht regelmäßig vor die Tür. Nach kurzer Zeit stinkt es so erbärmlich aus der Wohnung, dass sich andere Hausbewohner über den Gestank im Treppenhaus beschweren. Hierdurch ist die Bedingung für eine Kündigung direkt auf zwei Weisen erfüllt: Zum einen führen die Ausscheidungen der Hunde zu Schäden an der Mietsache, die der Vermieter nicht hinnehmen muss. Zum anderen wird die Hausordnung so sehr gestört, dass sich daraus weitere Nachteile für den Vermieter ergeben können.
Der nächste Satzteil aus dem o.g. Gesetzestext lautet „[…] oder sie unbefugt einem Dritten überlässt“. Wenn der Mieter also ohne Zustimmung des Vermieters fremde Personen in die Wohnung einziehen lässt oder ihnen die Wohnung gar ganz überlässt, besteht demnach ebenfalls ein Kündigungsgrund. Mieter haben allerdings das Recht, auch ohne Zustimmung des Vermieters Familienmitglieder in der Mietsache aufzunehmen. Der Einzug von Partnern außerhalb der Ehe stellt hier eine Grauzone dar – der Mieter benötigt zwar die Zustimmung des Vermieters, dieser darf die Zustimmung aber nicht ohne wichtigen Grund verweigern. Vor einer Kündigung wegen eines unberechtigten Einzuges sollte der Vermieter daher die genauen Verhältnisse aufklären, um die Gefahr einer unberechtigten Kündigung zu vermeiden.
Eine Verletzung der Rechte des Vermieters liegt auch dann vor, wenn der Mieter Straftaten gegen ihn, seine Angehörigen, oder Hausbewohner begeht. Typische Beispiele sind der Stromdiebstahl aus Allgemeinflächen, ernste Beleidigungen und Drohungen oder Sachbeschädigungen.
Während außerordentliche Kündigungen wegen Mietrückstandes ohne vorherige Abmahnungen wirksam sind, müssen Verletzungen der Rechte des Vermieters meistens zuvor abgemahnt werden. Nur wenn eine Frist oder Abmahnung keinen Erfolg versprechen oder die Rechtsverletzungen besonders schwerwiegend sind, kann eine außerordentliche Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung wirksam sein. Grundsätzlich ist es ratsam, vor einer fristlosen Kündigung immer unter Fristsetzung abzumahnen.
RäumungsfristAuch wenn im Gesetz von einer fristlosen Kündigung gesprochen wird, ist dem Mieter immer eine angemessene Räumungsfrist einzuräumen. Meist wird die Frist mit ein bis zwei Wochen oder zehn Werktagen angesetzt. Diese Frist sollte nicht zu kurz sein und unbedingt abgewartet werden, bevor eine Räumungsklage beantragt wird. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass die Frist erst ab dem Zugang des Kündigungsschreibens beginnt. Schließlich sollten bei der Bestimmung der Räumungsfrist Umstände berücksichtigt werden, die dem Mieter eine Räumung in besonderem Maße erschweren. Ist er beispielsweise besonders krank, hat kleine Kinder oder ist anderweitig beeinträchtigt, sollte sicherheitshalber eine längere Frist eingeräumt werden. Damit steigen die Chancen, wenn der Räumungsanspruch vor Gericht durchgesetzt werden muss.
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Vermieter können ein Mietverhältnis nur ordentlich kündigen, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. An diese Voraussetzung werden sehr hohe Anforderungen gestellt, deshalb werden eigenständige, ordentliche Kündigungen relativ selten von Vermietern ausgesprochen. In Kombination können ordentliche Kündigungen jedoch Gold wert sein.
Eigenbedarfskündigung – der KlassikerNeben der fristlosen Kündigung wegen Zahlungsrückstandes ist die Eigenbedarfskündigung wohl der bekannteste Kündigungsgrund für Vermieter. Eine Eigenbedarfskündigung kann immer dann ausgesprochen werden, wenn der Vermieter oder ein Familienmitglied oder Haushaltsangehöriger die Wohnung benötigt. Die Betonung liegt hier jedoch auf „benötigt“. Man hört immer wieder von Fällen, in denen ein Eigenbedarfsanspruch nur vorgeschoben wurde und sich das Familienmitglied nach dem Auszug der Mieter plötzlich umentschieden hat und doch nicht eingezogen ist. In diesen Fällen droht dem Vermieter nicht nur ein empfindlicher Schadenersatzanspruch der ehemaligen Mieter, er macht sich möglicherweise auch wegen Betruges strafbar.
Wirtschaftliche Verwertung des GrundstücksEin nur sehr selten genutzter Grund für eine ordentliche Kündigung besteht darin, dass ein Mietverhältnis die wirtschaftliche Nutzung des Grundstücks behindert. Wenn ein Mehrfamilienhaus derart abgenutzt ist, dass es für eine wirtschaftliche Nutzung grundlegend saniert oder sogar abgerissen und neu gebaut werden muss, aber noch einzelne Wohnungen vermietet sind, kann dieser Kündigungsgrund bestehen. Der Vermieter wird die wirtschaftlichen Verhältnisse jedoch genauestens darlegen müssen, um eine solche Kündigung wirksam zu begründen. Er wird beispielsweise auch begründen müssen, warum eine Sanierung des Hauses „um die bewohnte Wohnung herum“ nicht wirtschaftlich möglich ist. Mehrkosten allein würden dabei bis zu einem angemessenen Umfang nicht als Begründung ausreichen.
Eine Kündigung zur wirtschaftlichen Verwertung des Grundstücks ist dagegen ausgeschlossen, wenn damit lediglich eine Mietanpassung erzielt werden soll, selbst wenn die Wohnung signifikant unter Marktpreis vermietet ist. Auch für den Zweck eines reinen Verkaufs des Hauses oder der Wohnung ist eine solche Kündigung ausgeschlossen.
Pflichtverletzungen auf dem SpektrumWenn ein Mieter seine Pflichten verletzt, kann der Vermieter das Mietverhältnis kündigen. Das erinnert Sie an die außerordentliche Kündigung wegen der Verletzung von Rechten des Vermieters? Kein Wunder, denn: Hierbei handelt es sich um ein Spektrum. Der Mieter hat eine Vielzahl an Pflichten, die sich neben dem Mietvertrag auch aus der Hausordnung, aber auch aus dem Gesetz ergeben können. Solange seine Pflichtverletzungen den Vermieter oder die Hausgemeinschaft negativ beeinträchtigen, kann der Vermieter zu einer Kündigung berechtigt sein. Handelt es sich um nicht unerhebliche Pflichtverletzungen, ist eine ordentliche Kündigung berechtigt. Ist die Pflichtverletzung aber erheblich, ist eine außerordentliche Kündigung berechtigt. Welche Pflichtverletzung unerheblich, nicht unerheblich oder sogar erheblich ist, kommt vielfach auf den Betrachter an. In der Praxis empfiehlt es sich, Beschwerden anderer Bewohner oder Beteiligter über den Mieter mit Beschreibung, Datum und Zeugenangabe zu dokumentieren. So kann in einem späteren Räumungsklageverfahren notfalls das Ausmaß der Pflichtverletzungen dargelegt und bewiesen werden. In jedem Fall empfiehlt sich auch, den Mieter wegen seines Verhaltens unter Fristsetzung abzumahnen. Hierdurch zeigt der Vermieter nicht nur, dass er die Pflichtverletzungen ernst nimmt, er gibt dem Mieter auch eine Chance sein Verhalten umzustellen und er erfüllt auch die Voraussetzung für eine spätere fristlose Kündigung.
Ein konkreter, oft übersehener Grund für eine ordentliche Kündigung kann sein, dass der Mieter die Miete regelmäßig zu spät oder unvollständig zahlt. Der Mieter ist typischerweise verpflichtet, die Miete im Voraus, spätestens bis zum dritten Werktag eines Monats zu zahlen. Zahlt er die Miete regelmäßig später oder unvollständig, verstößt er gegen diese Pflicht. Wenn keine Einigung zwischen Mieter und Vermieter über spätere Zahlungen getroffen wird und der Mieter wiederholte Mahnungen bei seinem Zahlungsverhalten unbeachtet lässt, kann eine ordentliche Kündigung berechtigt sein. Auch hier zeigt sich wieder das Spektrum: Wird die Miete ein Mal zu spät gezahlt, ist das eine unerhebliche Pflichtverletzung. Wird die Miete regelmäßig eine Woche zu spät gezahlt oder unberechtigt gemindert, ist das eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung. Besteht ein Mietrückstand von mehr als zwei Monatsmieten, besteht eine erhebliche Pflichtverletzung.
Da die Einordnung von Pflichtverletzungen auf dem Spektrum bestenfalls kompliziert und schlimmstenfalls subjektiv ist, muss die besondere Bedeutung der ordentlichen Kündigung unterstrichen werden: Eine eigenständige, ordentliche Kündigung wegen nicht unerheblichen Pflichtverletzungen des Mieters hat selten den gewünschten Erfolg. In der Praxis sticht die Nachsicht des Richters in Verbindung mit der Schutzwürdigkeit des Mieters (Stichwort Sozialklausel) oftmals eine berechtigte ordentliche Kündigung. Allerdings ist in Fällen, in denen eine außerordentliche Kündigung berechtigt ist, eine ordentliche Kündigung aus denselben Gründen immer auch berechtigt. Vermieter sollten daher grundsätzlich, wenn sie eine außerordentliche Kündigung aussprechen, auch hilfsweise eine ordentliche Kündigung aussprechen. Wenn die außerordentliche Kündigung im Rahmen einer Räumungsklage vor Gericht (knapp) scheitert, oder durch Nachzahlung eines Mietrückstandes unwirksam wird, bleibt die ordentliche Kündigung meist wirksam. Sie ist in diesem Fall sozusagen ein Rettungsschirm.
Ordentliche KündigungsfristenDie normale Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Kündigt der Mieter, muss er immer nur diese gesetzliche Frist beachten, wenn keine kürzere vereinbart wurde. Kündigt der Vermieter, beträgt die Kündigungsfrist drei Monate, wenn das Mietverhältnis weniger als fünf Jahre angedauert hat. Ab fünf Jahren beträgt die Kündigungsfrist sechs Monate und ab acht Jahren beträgt sie neun Monate. Die Kündigungsfrist zählt immer volle Monate. Der Monat, in dem die Kündigung zugestellt wird, wird nur mitgezählt, wenn sie bis zum dritten Werktag des Monats zugestellt wird.